ก่อนไขกุญแจของการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เราควรเริ่มจากการรู้จักต้นตอของปัญหาเสียก่อน

 

เนื่องจากการแข่งขันกับเวลาได้กลายเป็นเรื่องปกติของสังคมในยุคปัจจุบัน บางคนถึงกับภาวนาให้มีเวลามากกว่า 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน เพราะรู้สึกว่าเวลาที่มีไม่เพียงพอต่อการทำงานและใช้ชีวิต เพราะในแต่ละวันมีหลายสิ่งที่ต้องสะสาง แต่ก็ไม่สามารถจัดการให้สำเร็จลุล่วงไปได้ จนเกิดเป็นความเครียดสะสม ส่งผลกระทบต่อทั้งการทำงานและสภาพจิตใจ จนทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลงในที่สุด

 

เมื่อปัญหาเกิดจากการที่ผู้คนในสังคมไม่สามารถจัดระเบียบชีวิต และบริหารเวลาระหว่าง “ชีวิตและการทำงาน” ได้ ส่งผลให้ไม่สามารถใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่า ซึ่งวิธีการแก้ไขที่ดีที่สุดคือการทำความเข้าใจตารางเวลาชีวิตตัวเอง และเรียงลำดับความสำคัญว่าอะไรควรมาก่อนและมาหลังตามลำดับ ก็จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้สอดคล้องกับการใช้ชีวิตได้

 

YourNextU ขอพาทุกท่านไปรู้จักกับเทคนิคจัดระเบียบชีวิตเพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน พร้อมทักษะบริหารเวลาให้เกิดความสมดุลระหว่างเรื่องงานและชีวิตส่วนตัว ซึ่งบางเทคนิคคุณอาจไม่เคยนึกถึงก็เป็นได้ เราลองไปดูกัน

 

เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

 

1. รู้จักจัดลำดับความสำคัญ

ลองเริ่มต้นการทำงานด้วยการสร้าง “To-do List” (รายการที่ต้องทำ) ด้วยการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จภายในหนึ่งวัน โดยจัดลำดับความสำคัญของงานจากมากไปหาน้อย โดยอาจดูจากรายละเอียดของงานที่ได้รับมอบหมาย วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับการเริ่มต้นทำงานได้อย่างรอบคลอบ และยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในแต่ละวันให้สมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น

 

2. หยุดการผลัดวันประกันพรุ่ง

หยุดความคิด “เก็บไว้ก่อนเดี๋ยวค่อยเริ่มทำ” ต้นเหตุของงานค้าง แก้นิสัยผลัดวันประกันพรุ่ง เริ่มจากการแบ่งงานชิ้นใหญ่ออกเป็นส่วน ๆ พร้อมกำหนดวันส่งงานส่วนย่อยนั้น ๆ จากนั้นค่อย ๆ ทำงานชิ้นเล็กอย่างต่อเนื่องให้สำเร็จตามเวลาที่่ได้วางแผนเอาไว้ แล้วคุณจะรู้สึกประหลาดใจ ว่าสิ่งเหล่านี้เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อีกวิธีหนึ่ง แล้วอย่าลืมให้รางวัลกับตัวเองสักเล็กน้อยเมื่องานนั้นสำเร็จ เพื่อเป็นแรงจูงใจในการทำงานให้ดีขึ้นต่อไป

 

3. วางแผนล่วงหน้าเพื่อกำหนดความสำเร็จ

งานทุกชิ้นมีข้อกำหนดในเรื่องของเวลา ซึ่งการจดบันทึกเพื่อเป็นการตรวจสอบให้แน่ชัด ว่าระยะเวลาเหล่านั้น จะสามารถครอบคลุมการทำงานงานของเราได้หรือไม่ เราจึงต้องทำการวางแผนและจัดการงานแต่ละส่วนให้เหมาะสม อีกทั้งยังสามารถทำให้เห็นถึงความคืบหน้าของงาน โดยกำหนดเป้าหมายถึงวันและเวลาในการส่งงานแต่ละชิ้น เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถขจัดปัญหาการทำงานล่วงเวลาอย่างไม่รู้จุดหมายได้ และยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ที่ช่วยฝึกวินัยให้ตัวเองอย่างควบคู่กันไปด้วย

 

4. เริ่มจัดระเบียบตนเอง

ต้องยอมรับว่าคนที่มีระเบียบ และสามารถจัดการตนเองได้ย่อมทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพ เพราะการ “จัดระเบียบ” ไม่ใช่เพียงแค่การจัดสิ่งแวดล้อมให้เข้าที่เข้าทาง แต่รวมถึงการจัดระเบียบของเวลาทำงาน ที่ช่วยในการสร้างนิสัยความมีระเบียบ ให้เป็นนิสัย และจะส่งผลในเรื่องของการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ในอนาคต

 

5. ควรสื่อสารอย่างชัดเจน

“เวลา” คือกุญแจหลักของการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน หลายครั้งที่การทำงานอาจต้องเสียเวลาไปกับการประชุม รวมถึงการสื่อสารกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานอย่างชัดเจน ดังนั้น คุณอาจจะต้องเตรียมตัวรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานชิ้นนั้น ๆ ให้ครบถ้วนมากที่สุด เพื่อสามารถนำเสนอให้กับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมทีมให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน และป้องกันการเข้าใจผิด และรักษาเวลาการทำงานให้เป็นไปตามแผนการที่ได้วางเอาไว้

 

6. เข้าใจ เรียนรู้ และปรับปรุง

ไม่ใช่แค่การทำงานที่ไม่มีวันสิ้นสุด แต่การเรียนรู้ก็ไม่มีวันสิ้นสุดเช่นกัน เพราะการไม่หยุดเรียนรู้จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ เพราะในการใช้ชีวิตและการทำงานความผิดพลาดย่อมเกิดขึ้นได้ แต่สิ่งที่คุณต้องทำคือการนำข้อผิดพลาดเหล่านั้นมาปรับปรุงตนเอง แก้นิสัยและพัฒนาเรื่องระเบียบวินัย ใช้ทักษะบริหารเวลาเข้ามาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปรับสมดุลชีวิตและการทำงานให้ลงตัว และเมื่อชีวิตส่วนตัวมีความสุขก็จะส่งผลให้การทำงานมีผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมไปด้วย

 

YourNextU ได้คัดเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ทำได้ไม่ยุ่งยาก เพียงแค่รู้จักใช้ทักษะบริหารเวลาเพื่อให้เกิดความสมดุลในชีวิต ทั้งนี้ยังมีเทคนิคการตั้งเป้าหมายและจัดตารางเวลาอีกมากมายให้ได้ทดลองทำ แต่อย่าลืมว่าประสิทธิภาพการทำงานจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงนั้น ไม่ได้มาจากทฤษฎีเพียงอย่างเดียว การลงมือทำอย่างมีวินัยและความตั้งใจ คือกลไกสำคัญที่ช่วยให้คุณพัฒนาศักยภาพการทำงานได้ดียิ่งขึ้นไป

 

ขอขอบคุณข้อมูลจาก

https://www.tonyrobbins.com/business/improve-work-efficiency/

https://www.zenefits.com/workest/top-10-ways-to-improve-employee-efficiency/

References:
https://teachme-biz.com/blog/seisansei-7ways/